Privacy verklaring Scouting kapelaan Berix 1 juni 2018

Scouting kapelaan Berix (SKB) onderschrijft en is gebonden aan de privacy regels van Scouting Nederland (SN). Het privacy beleid van SN kunt u vinden op https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/kennisnetwerk/juridische-ondersteuning/privacywet-en-bescherming-persoonsgegevens/3921-privacybeleid-scouting-nederland

Wat doen wij met de door de leden verstrekte gegevens.

Wij delen geen gegevens met partijen buiten scouting. Hierop is 1 uitzondering en dat is de Gemeente Heerlen. Voor elk kind dat lid is van onze groep krijgen wij subsidie. Wij dienen aan de Gemeente Heerlen een ledenlijst te overleggen waarop de naam, geboortedatum en woonplaats van het lid vermeldt is. Dit gebeurt langs een digitale weg. (niet via email)

Het inschrijfformulier.

Met behulp van de verplichte gegevens van het door u ingevulde inschrijfformulier kunnen wij het lid aanmelden bij de SN. De verplichte gegevens muteren wij in de database van SN Scouts online (SOL). Het bankrekeningnummer komt niet in te staan deze wordt alleen door de penningmeester gebruikt voor de incasso.

SN geeft elk lid een uniek lidnummer.

Binnen SKB kunnen alleen de secretaris, penningmeester en de gegevensbeheerder alle gegevens van alle leden zien.

De speltakstaf kan alleen de gegevens zien van de kinderen in zijn/haar speltak.

De kinderen van een speltak kunnen alleen de naam zien van de kinderen en de staf die bij hem/haar in de speltak zitten.

Van het papieren inschrijfformulier wordt een digitale kopie gemaakt waarna het papieren exemplaar door een papierversnipperaar vernietigd wordt.

Het digitale kopie wordt bij de penningmeester opgeslagen op een beveiligde computer.

Op het moment dat het lidmaatschap wordt beëindigd wordt het digitale kopie van de computer verwijderd. De bankgegevens worden nog wel 7 jaar in de boekhouding bewaard dit is namelijk het bewaartermijn van de boeken voor de belastingdienst.

Gezondheidsformulier

Wij vragen aan u om een gezondheidsformulier in te vullen zodat, mocht er iets speciaal met uw kind zijn, de staf van de speltak van uw kind daarvan op de hoogte is en weet hoe ze moeten handelen.

Van het formulier wordt een digitale kopie gemaakt. Het formulier wordt door de papierversnipperaar vernietigd en de staf van de speltak krijgt de digitale versie. Deze bewaart het op een veilige plaats. De digitale versie wordt bewaart tot aan het begin van het nieuwe scouting jaar of tot er een wijziging optreedt, wij verzoeken u dan om een nieuwe in te vullen. De versie wordt dan overschreven door de nieuwe.

Wordt het lidmaatschap beëindigd dan wordt ook de digitale versie vernietigd.

Activiteiten inschrijfbriefjes

Bij een aantal activiteiten wordt er van u gevraagd om uw middels een inschrijfbriefje uw kind in te schrijven. Deze briefjes worden na de activiteit door een papierversnipperaar vernietigd.

Tot de activiteit worden de briefjes zorgvuldig door de staf bewaart.

WhatsApp groepen

Elk speltak heeft zijn eigen WhatsApp groep. De staf is hier de beheerder van.

De bedoeling van de WhatsApp groep is dat de leden c.q. de ouders/verzorgers snel op de hoogte kunnen worden gebracht van belangrijke zaken betreffende scouting. Het is niet de bedoeling dat er persoonlijke zaken via de WhatsAppgroep worden gedeeld. De staf moet hierop toezien.

Mocht uw kind naar een andere speltak gaan dan wordt u en/of het kind uit de WhatsApp groep verwijdert en bij de nieuwe speltak weer in hun WhatsApp groep opgenomen. Verwijderen uit de WhatsApp groep gebeurt ook wanneer het lidmaatschap wordt beëindigd.

Email-adressen

Op de aan ons verstrekte emailadressen versturen wij u alleen informatie van onze groep.

Op het moment dat het lidmaatschap wordt beëindigd dan wordt ook het emailadres verwijderd.

Foto’s en video’s

Tijdens activiteiten kunnen er foto’s of video’s gemaakt van de kinderen.

Op het inschrijvingsformulier kunt u aangeven of wij ze mogen plaatsen op onze website of op onze Facebook of Instagram pagina.

U moet er wel rekening mee houden dat er ook foto’s en video’s gemaakt kunnen worden van de bezoekers van deze activiteiten. Deze kunnen dan ook op onze website of facebook pagina geplaatst worden.

Op het moment dat uw kind/pupil 16 jaar wordt zal deze zelf de toestemmingen moeten geven.

Men kan ten allen tijden de gegeven toestemmingen weer intrekken. Hiervoor kan men contact opnemen de gegevensbeheerder van SKB via de staf